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关于做好 2019 年度档案材料移交工作的通知
发布时间: 2020-05-12
集团各分子公司、建星建造各职能中心及各项目部：
为保障集团公司档案的完整及时性，根据档案管理工作安排及要求，集团档案室开始接收 2019 年度的档案资料。请各分、子公司各部门认真收集应归档的文件资料，及时整理移交集团档案室，相关要求如下：
一、 归档移交范围
请各单位及相关部门参照《档案管理制度》要求，按照《公司档案类目及保管期限表》(详见附件 2)归档移交文书档案、财务档案、科技档案等各类材料。
注：1、各部门对照归档范围若有不相符之处，望及时反馈档案室，以便修订。2、新成立单位归档范围尚末列入附件(2)中，相关部门可根据本部门实际情况，将档案材料进行移交。
二、 归档整理与文件材料要求
(一)归档整理要求
1、各单位要高度重视、做好本单位档案材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2、各部门兼职档案员负责本部门档案材料的收集、整理，确保档案材料收集齐全、完整，并按时移交集团档案室。
3、凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责移交， 相关部门协助提供材料。
(二)归档文件材料要求
1、归档文件材料原则上为原件，不归档复印件(重要文件无原件的，可提供复印件，但须备注清楚原件去向及存档地)。
2、归档文件材料应完整、准确，档案整理过程中需逐(件)检查，做到不缺项、不漏项，不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，特别是附件不能遗漏。
3、归档文件材料字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。文件内容、格式应符合公文标准及专业文件编制规范。
4、移交材料(特别是上级批文、来文)若有电子扫描件请将电子版一并移交集团档案室，并在移交清单中注明。
5、对于保密性较强的档案材料，在移交时应加以说明。
三、 档案移交手续
1、移交要求
档案材料移交前，移交方需将电子目录传给集团档案室相应的接收人审阅，审核通过后方可将纸质材料移交集团档案室。档案材料移交时，必须是兼职档案员本人。
2、归档验收
移交档案时，交接双方当面清点核对，按归档要求进行验收，不符合要求的须退回整改，验收合格后方可办理移交手续。
3、移交手续
移交档案材料时必须填写《文件材料移交清单》(详见附件三)，清单一式二份，内容较多的需加编页号，经交接双方签字后各留一份备查。
四、归档移交时间
请各部门于 2020 年 6 月 30 日前完成 2019 年度的档案移交工作。
五、联系方式
各部门在档案归档、整理、组卷和移交过程中若有问题，请及时与集团总部档案室 205 室余苑香联系，联系方式：13536597800。
特此通知。
广东建星控股集团有限公司
二〇二〇年五月九日